Julio es mes de festivales musicales. Y aunque unos ya han pasado, otros quedan por venir. Este evento cultural es de los más difíciles a la hora de realizar. Esto se debe a que hay que sincronizar muchos actores, horarios, recursos…

Si bien es imposible abarcar toda esta complejidad en un solo artículo, vamos a mencionar algunas de las claves a la hora de organizar un evento así.

organizacion festival musical

Decidir el concepto del evento, el cartel de artistas y el recinto puede ser una de las fases más divertidas. Cuando algo está todavía en el aire, todo es posible. Sin embargo, esa idea hay que bajarla a la realidad. Y como en todos los proyectos, primero hay que pensar, y luego desarrollar. En el caso de un festival de música, algunos de los aspectos que hay que tener en cuenta para que este salga adelante son:

Organización de un festival musical: Necesidades del festival.

Las necesidades de un festival vienen determinadas por muchas vías. En primer lugar, tenemos que saber los requerimientos de los artistas invitados. Esto viene reflejado en el rider: documento que especifica las necesidades técnicas de cada músico.

Además, de esta, existen tantas necesidades como tipos de festivales. Para tenerlo todo controlado, debemos hacernos preguntas sobre todos los aspectos que rodean al festival: carácter del evento, cantidad y tipo de público y artistas, duración, horarios… Cuantas más preguntas formulemos, menos cosas se nos escaparán.

 

Organización de un festival musical: Características del recinto

Este análisis de las necesidades hay que contrastarlo con las características y condiciones del recinto. Esto nos ayudará a determinar, entre otras cosas, qué necesidades están ya cubiertas, como aseos, barra… y cuáles vamos a tener que cubrir nosotros.

Aunque los aspectos técnicos a tener en cuenta son innumerables, algunos de los más importantes son el equipo de sonido, accesos, la iluminación, la ventilación y aire acondicionado, las condiciones de insonorización y las medidas de seguridad y previsión de incendios. Por otro lado, a la hora de realizar un festival, debemos contar con dispositivos sanitarios y de seguridad, también determinados según necesidades.

 

Organización de un festival musical: Recursos necesarios.

Una vez hemos realizado un análisis de nuestras necesidades, podemos establecer qué recursos vamos a necesitar. Estos se agrupan por recursos económicos, materiales y de personal.

Si bien los tres son importantes, organizar un equipo humano tan grande como el de un festival es lo más determinante. De poco nos sirve tener dinero y material sin gente para gestionarlo. Por ello, es fundamental decidir el perfil de los puestos necesarios, así como establecer un organigrama y delimitar las tareas de cada uno de los trabajadores.

 

Organización de un festival musical: Comunicación.

Resulta obvia la necesidad de comunicar un evento; es la manera de conseguir asistentes. Para ello, las propias reglas de la comunicación y del marketing nos guiarán en el proceso.

En primer lugar, tenemos que definir nuestro público objetivo. ¿Qué rango de edad tiene? ¿Cuáles son sus gustos y preferencias? ¿Cuál es su poder adquisitivo? ¿En qué medios está presente?. De nuevo, cuantas más preguntas nos hagamos, más pistas tendremos.

Una vez definidas las características del público, podremos decidir qué vías son las más adecuadas. Aunque los medios son muchos, como notas de prensa, cartelería, agendas culturales… No se nos puede olvidar el más importante de todos: Internet y redes sociales.

 

Organización de un festival musical: Presupuesto y financiación.

Llegados a este punto, ya podemos estimar el coste del festival. Para ello, tenemos que echar la vista atrás a la organización y recopilar todos los conceptos que tienen repercusión económica hasta el momento.

Aparte de establecer la inversión inicial necesaria, también debemos delimitar el presupuesto. Este nos indicará si el proyecto es viable o no al comparar dos variables: cuánto gastamos y cuánto ganamos.

Por último, para financiar un festival, las principales vías en el ámbito cultural son: autofinanciación, bancos, contratos o adjudicaciones, subvenciones, líneas ICO, ENISA, Sociedades de Garantía Recíproca, Socios-Capitalización y crowdfunding.

 

Como hemos mencionado anteriormente, estas son solo algunas claves para poner en marcha un festival de música. Sin embargo, como cualquier proyecto, lo que determina su éxito es el esfuerzo y la perseverancia detrás de este. Y ahora… ¿te atreves a organizar un festival de música?.

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